Gestion de la copropriété
Nouveau contrat de syndic : gare aux prix !
Les assemblées générales qui renouvellent
le mandat de leur syndic doivent désormais voter pour un contrat de
syndic type. Impossible de déroger à ce document alors mieux vaut en
éviter les chausse-trappes !
Lors de votre prochaine assemblée
générale de copropriété, si vous élisez un syndic, vous voterez pour un
contrat type qui doit contenir les mêmes clauses quel que soit le syndic
choisi et l'immeuble. Les honoraires, quant à eux, restent libres. Le
décret n° 2015-342 du 26 mars 2015 pris en application de la loi pour
l'Accès au logement et un urbanisme rénové (Alur) du 24 mars 2014 a
rendu ce document obligatoire depuis le 1er juillet 2015 (les
syndics non professionnels – bénévoles – doivent également proposer ce
document au vote des copropriétaires). Un dispositif mis en place pour
mieux comparer les prix des syndics de copropriété... " Mais le
contrat type fait treize pages et n'est pas toujours très lisible. Il
faudra du temps à tout le monde avant de bien le maîtriser",
prévoit Rachid Laaraj, responsable de Syneval, courtier en syndics. Le
principal risque est de voir les honoraires s'envoler à l'occasion du
changement de contrat. L'Association nationale de la copropriété et des
copropriétaires (Ancc) ainsi que l'Association des responsables de
copropriétés (ARC) constatent d'ores et déjà des augmentations de
l'ordre de 10 à 15 %. Les syndics justifient cette évolution par des
tâches de plus en plus nombreuses à accomplir et, pour un certain nombre
d'entre eux, le contrat type inclut désormais des tâches habituellement
facturées en supplément (hors forfait) avec pour conséquence des
augmentations de tarif.
Vérifiez qu'il s'agit bien d'un contrat type
Dans les semaines précédant l'assemblée
générale, il faut tout d'abord vérifier que vous avez bien en main le
contrat type. En effet, même si celui-ci est obligatoire, certains
syndics y ajoutent des clauses fantaisistes ou bien, au contraire, en
retranchent des éléments importants (voir encadré). Les copropriétaires
avertis peuvent consulter via le flashcode ci-contre le document
officiel prévu par le décret n° 2015-342 (sur le site
www.legifrance.gouv.fr) et le comparer au contrat fourni par leur
syndic. Pour ceux qui n'ont pas le temps d'effectuer ce travail, sachez
que le contrat type comprend une première partie administrative
comportant notamment les informations sur la carte professionnelle du
syndic et son assurance en responsabilité civile professionnelle. Les
modalités de démission du syndic doivent également être précisées :
rappelons que le syndic qui démissionne doit obligatoirement réaliser un
préavis de trois mois depuis la loi Alur. Enfin, il faut bien vérifier
que le contrat est conclu pour un an et non pas pour une durée plus
longue.
Ce qui relève de la gestion courante est listé
Autre grand chapitre : les honoraires de gestion courante. "
Le contrat doit contenir la mention expresse que la rémunération
forfaitaire comprend toutes les prestations sauf celles qui sont
énumérées par décret ", rappelle Claude Pouey, chargé de
l'observatoire des contrats de syndic à l'ARC. Une liste détaillée des
tâches incluses dans le forfait est indiquée dans le décret et doit être
jointe au contrat. Cette liste est très proche de celle fixée par
l'arrêté Novelli du 19 mars 2010. La tenue d'un compte séparé, devenue
obligatoire sauf pour les petites copropriétés de moins de 15 lots, est
ainsi incluse dans le forfait. En revanche, l'archivage des documents de
la copropriété qui avait fait l'objet de débats, peut être facturé en
plus puisque le contrat type précise que l'assemblée peut décider ou pas
de faire appel à une société d'archivage.
Négociez le forfait
La négociation du forfait (rémunérant
le travail de gestion courante du syndic) est cruciale puisqu'il s'agit
d'une somme importante. Afin d'avoir un élément de comparaison, regardez
dans la convocation de l'assemblée générale annuelle le montant payé
l'an dernier. Au total, on considère généralement que le montant du
forfait doit représenter entre 150 et 200 € par an et par lot de
copropriété. Vérifiez que l'augmentation de ce forfait ne dépasse pas 2 à
3 % et que la clause de révision du montant des honoraires prévue par
le contrat vous convient. Afin d'alléger l'addition, faites le point sur
les besoins de l'immeuble car le contrat type prévoit que certaines
tâches sont ajustables comme le nombre de visites de l'immeuble par le
syndic mais aussi la plage horaire pendant laquelle se tient l'assemblée
générale ou encore le nombre de réunions de conseil syndical auquel
assiste le syndic. Si le conseil syndical est très actif, une ou deux
visites par an peuvent être suffisantes. Si vous décidez de tenir
l'assemblée générale tôt dans la soirée (déroulement avant 20 H), les
honoraires seront aussi moins élevés. Enfin, vous pouvez aussi faire des
économies en dispensant le syndic de mettre un extranet à la
disposition des copropriétaires. Cet outil doit permettre aux
copropriétaires de consulter les documents de la copropriété avec un
accès différencié entre les membres du conseil syndical et les
copropriétaires mais il n'est pas obligatoire.
Faire baisser le prix des prestations hors forfait
Viennent ensuite les prestations
particulières pouvant donner lieu à rémunération complémentaire du
syndic: la liste précise de ces tâches doit être jointe au contrat
(sinon, elles ne peuvent pas être facturées en plus du forfait). Il
s'agit de manière générale du tarif des vacations, c'est-à-dire le temps
facturé par le syndic lorsque sa présence est nécessaire. Essayez de ne
pas dépasser 150 € TTC/heure. Peuvent aussi être facturés de la même
façon en dehors du forfait:
• Tout ce qui concerne la vente d'un
lot ou encore les prestations relatives aux litiges à cette occasion
(incombant au copropriétaire concerné).
• La préparation de la convocation et
de la tenue d'une assemblée générale supplémentaire ainsi que des
visites supplémentaires de la copropriété.
• La gestion administrative et
matérielle relative aux sinistres : déplacement du syndic sur les lieux,
assistance aux mesures d'expertise, suivi du dossier auprès de
l'assureur. Mais, en revanche, la déclaration des sinistres ne peut plus
faire l'objet de facturation supplémentaire. Concernant les visites
liées aux sinistres, rappelez au syndic que cette prestation ne peut
être facturée que si le nombre de visites inclus dans le forfait est
épuisé.
• Le suivi par le syndic des travaux
votés en dehors du budget courant. Ces honoraires sont votés en même
temps que les travaux concernés. Le contrat ne peut pas fixer de barème
de pourcentage. Les honoraires pour travaux comprennent aussi les
diligences entreprises par le syndic dans la réalisation du diagnostic
de performance énergétique.
• Les contentieux comme la mise en
demeure d'un tiers par lettre recommandée avec AR, la constitution du
dossier transmis à l'avocat, à l'huissier de justice, etc. Négociez des
tarifs compris entre 100 et 400 €.
• Les diligences spécifiquement liées à la préparation des décisions d'acquisition ou de disposition des parties communes.
• La reprise de la comptabilité sur
exercice antérieur. Cette possibilité a été très contestée par l'ARC qui
estime que cela devrait faire partie des tâches de gestion courante des
syndics. En cette période où se prépare un éventuel changement de
syndic, ou alors que d'autres copropriétés se verront bientôt proposer
pour la première fois le nouveau contrat type, les copropriétaires
intéressés devront être particulièrement vigilants.
Comparer au moins deux syndics tous les 3 ans
Désormais, tous les trois ans, le
conseil syndical doit procéder à une mise en concurrence du contrat de
syndic avant la tenue de l'assemblée de copropriété, l'article 21 de la
loi du 10 juillet 1965 ayant été modifié sur ce point par la loi Macron
n° 2015-990 du 6 août 2015. Si un problème survient avec le syndic dans
l'intervalle, rien n'empêche au conseil syndical ou à un copropriétaire
de proposer l'inscription d'un autre contrat de syndic à l'ordre du
jour. Aucune sanction n'est prévue si le conseil syndical n'effectue pas
la mise en concurrence, d'autant que le conseil syndical est dispensé
d'effectuer cette mise en concurrence si l'assemblée générale annuelle
qui s'est tenue l'année précédente le décide (majorité des voix de
l'article 25). " On ne sait pas encore si l'absence de mise en
concurrence pourra être une cause d'annulation, il faut attendre des
décisions de justice ", estime Me Jacques Louvet, avocat au barreau de
Paris. Le texte ne précise pas combien de contrats de syndics
concurrents doivent être mis à l'ordre du jour même si on suppose qu'il
en faut au moins deux.
Voir le contrat type
En utilisant le flashcode ci-dessous (à
scanner avec votre portable ou tablette), vous accédez au décret
2015-342 qui présente le contrat type en annexe.
69 % de contrats qui ne vont pas...
Même si le contrat type est
obligatoire, un certain nombre de ceux proposés aux assemblées n'en
respectent pas les termes exacts. Ainsi, l'ARC a analysé plus d'une
centaine de contrats et il s'avère que 69 % d'entre eux présentent une
ou plusieurs irrégularités. Ainsi, 10 % des contrats n'ont pas pris en
compte le nouveau format des contrats type et 33 % des contrats
présentent des articles rajoutés, tronqués ou supprimés. De plus,
seulement 36 % des contrats intègrent la tenue de l'assemblée générale
au-delà de 20 h, alors que 80 % des assemblées générales se terminent
au-delà de cette heure. Cela signifie que les contrats proposés ne
prennent pas en compte les pratiques réelles des immeubles en matière
d'horaire. L'ARC constate aussi la facturation de l'actualisation de
l'état daté ou la non prise en compte dans le forfait d'au moins une
réunion dans l'année avec le conseil syndical. Problème : le non-respect
du contrat type ne fait l'objet d'aucune sanction... Seule solution
pour les copropriétaires : ne pas hésiter à changer de syndic s'ils
constatent des différences trop importantes qui leur sont
préjudiciables.
